Stappenplan: Snelle hap of haute cuisine?

(FUNCTIEMIX-tips 2010-12)

Mede door de functiemix is er hernieuwde aandacht gekomen voor het functiebouwwerk van de schoolorganisatie. De leerkrachtfuncties worden onder de loep genomen, maar ook ondersteunende functies zoals IB-er, onderwijsassistent en bestuurder krijgen een kritische blik.

Bij het opbouwen van het functiebouwwerk kun je zowel gebruik maken van voorbeeldfuncties als van eigen beschrijvingen.

Voorbeeldfuncties kun je vergelijken met een ‘snelle hap’. Denk aan een hamburger van een fastfood-keten. Je weet wat je bestelt en dat het volgens de norm is bereid. Hij is geschikt voor een breed publiek, lekker makkelijk en je bent snel voorzien. Een goede keuze als je daar trek in hebt. Maar wat als je snakt naar iets meer smaak, minder zout of een specifieke kaas? Dan kun je met je snelle hap deze behoefte waarschijnlijk niet voldoen. Ook kan het zijn dat je achteraf gerommel in je maag houdt omdat deze snelle hap niet bleek te zijn wat je nodig hebt. Gevolg is dat je wellicht toch nog een eigen potje gaat koken.

Voorbeeldfuncties zijn overeenkomstig de ‘snelle hap’ algemeen gericht en voorzien van een vaste waardering. Ze kunnen passend (genoeg) zijn bij je behoefte, maar zijn bijvoorbeeld niet te gebruiken als directe handreiking bij functionerings- en beoordelingsgesprekken. Het kan zijn dat als het moment daarvoor is aangebroken, je alsnog zelf een meer specifiek takenpakket moet bereiden.

De haute cuisine van functiebeschrijvingen levert een verfijnde smaak door op elkaar afgestemde ingrediënten. Het vraagt inzicht en kundigheid om een eigen gerecht (=functiebeschrijving) goed samen te stellen. Maar als je dat hebt (of inhuurt) maak je er een heerlijke maaltijd van die precies voldoet aan je behoeften.

Op maat gemaakte functiebeschrijvingen geven inzicht in de werkelijke verwachtingen rond een bepaalde functie. Ze zijn dusdanig expliciet in de beschrijving van taken en verantwoordelijkheden dat ze één-op-één inzetbaar zijn bij functionerings- en beoordelingsgesprekken. De waardering en wellicht ook de beschrijving van deze zelf samen te stellen functies moet worden uitbesteed aan de ‘topkok’, een gecertificeerde FUWA-expert.

‘Snelle hap’ en ‘haute cuisine’ zijn twee uitersten van een reeks van mogelijkheden rond functiebeschrijvingen. Wil je gefundeerd beslissen waar jullie behoefte ligt, doorloop dan het volgende stappenplan.

Stap 1
Beschrijf in steekwoorden op wat de verwachtingen zijn rond de beoogde functie. Denk daarbij aan de context, taken en verantwoordelijkheden.

 Stap 2
Als er een bijbehorende voorbeeldfunctie is, kijk hier dan kritisch naar. Centrale vraag: Is het aan de hand van deze functiebeschrijving voor de persoon in kwestie én diens leidinggevende duidelijk wat de verwachtingen zijn omtrent deze (nieuwe) functie, waaraan voldaan moet worden en waarop beoordeeld wordt?
–         Dekt de beschrijving de lading van de door jullie beoogde functie?
–         Is de beschrijving concreet genoeg?
–         Zijn er aspecten die missen of die juist niet van toepassing zijn?
–         Zijn er tekstdelen die voor verwarring kunnen zorgen?

Als de voorbeeldfunctie als passend wordt beschouwd, kan hij opgenomen worden in het functieboek. Als er bedenkingen zijn op basis van voorgaande vragen, dan is aanscherping, aanpassing of herbeschrijving nodig.

Stap 3a: aanscherping
De voorbeeldfunctie wordt aangescherpt als er behoefte is aan een explicitering van context en taakgebied. Bijvoorbeeld het verschil tussen een taal- en rekencoördinator bij een leerkracht op LB-niveau. Dit kan over het algemeen in eigen beheer gedaan worden. Wel is een waarderingscheck nodig van een FUWA-expert om te bepalen of er geen kernwoorden zijn aangepast die een gevolg hebben voor de zwaarte van de functie.

 Stap 3b: aanpassing
Bij een grotere discrepantie tussen de voorbeeldbeschrijving en de beoogde inhoud van de functie, is aanpassing gewenst is. De voorbeeldfunctie wordt dan als leidraad genomen en verschillende tekstdelen worden gewijzigd om ze passend te maken bij de organisatiewensen. Afhankelijk van de kennis van FUWA-PO die er binnen de organisatie is, kan dit zelf gedaan worden. Het gaat dan om expliciete kennis over signaalwoorden in de tekst en de opbouw van de functiebeschrijving. Als deze kennis niet aanwezig is, kan het zijn dat het corrigeren van veranderingen aan de beschrijving door een FUWA-expert meer tijd kost dan wanneer deze persoon al bij reeds bij het aanpassingsproces betrokken was. Het overwegen waard om tijdig een kenner te benaderen, zeker ook omdat de functie in ieder geval gewaardeerd moet worden door een gecertificeerd expert.

Stap 3c: Herbeschrijving
Organisaties die behoefte hebben aan eigenheid en gespecialiseerde functiebeschrijvingen kunnen ervoor kiezen bepaalde functies volledig te (laten) herschrijven. Een FUWA-expert zal daartoe gesprekken voeren met belanghebbenden om specifiek en binnen de mogelijkheden een beschrijving te leveren die op niveau gewaardeerd kan worden.

Bij het vaststellen van je functieboek spelen beschikbare tijd en financiën uiteraard een rol. Je kunt kiezen voor een ‘snelle hap’ als die past bij jouw behoefte. Kies je daar alleen voor omdat het op korte termijn de makkelijkste optie is, kijk dan uit voor buikpijn achteraf.

FUNCTIEMIX, GEDEGEN OPZETTEN EN GOED VOLHOUDEN? http://www.functiemix-PO.nl

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s